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第一条  为规范采购项目档案管理，根据《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条  学校综合档案室负责单台10万元以上设备采购项目档案管理，资产管理处负责其它采购项目档案管理，并接受政府采购监督管理部门的监督和检查。
第三条  采购项目档案是反映采购活动的重要记录。采购项目实施过程中形成的文件材料以及具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录，必须收集、整理、立卷、归档，确保采购项目档案真实、完整。
第四条  采购项目档案按一事一卷的原则归档，卷目名称必须与采购项目名称相一致，卷内文件包括：采购项目立项文件、论证报告、项目预算、采购计划和批复文件、采购文件、投标或报价文件、评审标准和评审记录、中标或成交确认文件、合同文本、验收证明以及项目实施过程中形成的其他文件如质疑答复、投诉处理决定、项目内容变更谈判记录和补充协议、特殊事项说明等。
第五条  资产管理处设立采购档案室，指定专人负责采购档案的积累、整理分类、编目、装订和保管工作。
第六条  采购项目执行人员应在经济合同签订、采购项目交付验收完成后，及时对采购项目档案资料进行收集、整理和登记，列明档案资料清单，向采购档案室移交。
第七条  没有中标的单位投标书及其送交的报价材料、产品说明等不作档案保留，但须统一存放，并定期按有关规定处理。
第八条  单台10万元以上设备档案每年向学校综合档案室移交一次，移交清册包括档案名称、卷号、册数等。交接双方按清册内容进行交接，交接清楚后，双方当事人和单位在清册上签字和盖章。
第九条  采购项目档案不得借出。确需查阅或复制采购项目档案，必须经管理部门领导批准，并办理登记手续。查阅采购项目档案人员，严禁在档案资料上涂画、折封和抽换；未经批准，不得复制采购项目档案内的材料。
第十条  采购项目档案保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。保管期满的采购档案，经复核确无保存价值的，按档案管理有关规定销毁。
第十一条  学校将定期或不定期地对采购项目及其档案进行检查。
第十二条  本办法由学校档案室负责解释。
第十三条  本办法自2009年1月1日起施行。
 
附件：
一、招标项目采购文件归档清单
1．项目立项文件
2．论证报告
3．采购需求
4．采购申报回执
5．招标采购文件审核表
6．招标文件确认函
7．招标文件、招标文件补充更改或澄清等材料
8．投标文件、投标补充材料
9．评标代表指派函
10．谈判记录、评标报告
11．中标确认函
12．采购结果通知
13．采购合同、合同审批表
14．补充合同（附变更申请、审批文件、变更协议等材料）
15．送货单（货物签收单）
16．验收报告
17．进口货物，必须补充进口货物归档资料
二、政府协议供货（网上竞价）采购文件归档清单
1．项目立项文件（学校预算项目、政府专项）
2．论证报告（学校预算项目）
3．采购需求
4．采购单
5．采购确认
6．成交通知订货单（合同）
7．送货单（货物签收单）
8．验收单
9．补充合同（附变更申请、审批文件、变更协议等材料）
三、进口物资必须补充的采购文件归档清单
1．进口代理合同
2．外贸合同
3．进口免税申请函
4．免税证明、进口许可证
5．进口报关单
 
华南师范大学
二ОО八年十一月二十五日