信息公开专题基本信息学校章程及制定的各项规章制度华南师范大学大型活动组织安排工作规范
华南师范大学大型活动组织安排工作规范
学校章程及制定的各项规章制度
|来源：华南师范大学
发布单位：[学校办公室]
发布时间：[2014-07-22 16:36:11]
信息索引：[10574-0006-02-2013-00627-1]
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公开方式：[主动公开]
信息类别：[信息公开_基本信息_学校章程及制定的各项规章制度]
主题词：[大型活动 组织安排 工作规范]
一、大型活动的范围
主要包括：由学校党委、行政组织的全校层面在校内广场、会议厅、体育场（馆）等公共场所举办的庆典、大会、报告、演出、培训、考试、比赛、新生报到、招生咨询等大型活动，以及省市级以上党政领导和国家领导人、知名人士等来校视察、访问、学术讲座以及国内外院校与民间文化交流等活动。
二、大型活动的办理程序和要求
由学校党委、行政组织的全校层面举办的纪念活动或系列活动，按以下程序办理：
（一）与有关单位商定活动前的有关筹备工作意见。包括：
1.商定参加活动人员范围。
2.商定活动日程安排和有关具体程序。
3.商定活动地点和住地安排的原则。
4.商定有关文件材料的起草和印发工作。
5.商定活动报到事项。
6.商定颁奖的组织安排和奖品的制作工作。
7.商定组织工作的分工。
8.商定接待工作原则。
9.商定宣传报道的有关事宜。
10.商定活动的安全保卫和医疗工作。
11.商定活动经费的解决渠道。
（二）根据协调情况，提出活动有关安排问题的请示（包括活动方案和实施方案），报学校办公室主任审核，报书记或校长和有关分管校领导审定。请示包括以下内容：
1.活动的时间、地点。
2.参加人员范围。
3.活动的日程安排和程序，主待人、讲话人、发言人建议名单。
4.活动的组织机构设置及牵头单位。重大活动视实际情况设秘书组、会务组、材料组、综台组、宣传组、颁奖组、后勤组、接待组、医疗组、保卫组等。
5.主席台座位安排。
6.有关文件材料(含主持稿)的起草、印发安排的原则。
7.颁奖、合影的组织安排（含奖品的式样和制作要求，礼仪小姐递送奖品的组织)。
8.文艺演出彩排和节目审定的安排。
9.活动的筹备工作进度安排。
10.接待工作、安全保卫工作和医疗卫生工作的要求。
11.活动经费的解决渠道。
12.新闻报道的原则(会议原则上发通稿，由宣传部起草，报校办主任和校办分管副主任审定。重大活动的宣传报道由宣传组统一安排)。
（三）活动的通知。通知中应明确活动的时问、地点、参加人员范围、报名要求、报到的时间和地点、记者采访的事项等。通知以学校办公室名义发出。
三、活动举办前的有关准备工作。
1.制作有关证件，含出入证、工作证、记者证、车证等。
2.通知有关单位制作会标和有关宣传标语。
3.排出活动的主席台座位图、颁奖顺序，制作照相站位图，起草报名名单。
4.检查报名情况，重点是上级领导参加活动的情况。
5.打印主席台座位牌和出席人员名单及活动议程。
6.检查有关的文件材料印发情况和主持词的准备情况。
7.会同保卫处和有关单位负责人到活动点进行踩点，检查活动现场布置情况(重点是主席台的布置和音响及多媒体设备的准备情况，主持人和讲话的领导的位置各增加一个备用话筒)。
8.落实供电保障。检查奖品制作情况和递送奖品的组织情况，
组织进行颁奖彩排。
9.如活动安排在室外进行，需掌握活动期间的天气情况。
四、做好活动现场的有关工作。
1.按照活动开始时间，提前45分钟到达活动现场。到达后，检查现场各项准备工作情况（注意检查主席台文件材料的摆放情况，如活动中需播放国歌、国际歌和颁奖音乐的应监听)。
2.掌握上级领导到达的时间并约请校领导注意迎候，上级领导到达后先引导进入休息室，活动开始时引导到指定位置就座。
3.活动开始后注意掌握现场情况，及时提醒有关方面处理各种问题，做好有关的引导工作。
4.根据上级领导出席情况，核对见报名单，并提供给通稿起草单位或各新闻单位。